仕組化

仕組化とは、「業務を明確にし、いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せるようにする」ことです。

組織を効率よく動かすこと＝「仕組化」が出来ていれば、必要最低限の労力で、質とスピードを保ちつつ事業を拡大させ、成果を出すことができます。

モチベーションを仕組化

人の意欲や、やる気は外部に左右されやすいものです。
仕事に対しての意欲を引き出したいと思っていても、なかなかコントロールできません。
ですから、モチベーションに左右されないために、業務をマニュアル化して仕組みを作る必要があります。

マニュアル化されているからマニュアル通りにでき、モチベーションに左右されることなく業務をこなせる環境に整えることができるのです。
マニュアル化されていると、モチベーションが高かろうが低かろうが、業務に支障はない状態になります。

業務を仕組化

お客様対応に一日中おわれている、このような状況はありませんか。
お客様それぞれの要望があり、個別に合った対応・サービスをしているかもしれません。１人のお客様の要望なら調整できるかもしれませんが、もしこれが10,000人の要望だったら、個々に対応できるか？という視点で考えてみると良いかもしれません。
そのような特別対応というものは、業務のスピードを低下させ時間のロスになります。また、一人では対応できなくなります。
どのお客様にも、一貫したサービスを提供することで、業務を効率化させ、誰でも対応できる仕組み作りができます。

メール対応も定型化できます。対応できるいくつかの定型文を作成しておきます。
メール送信時には、気遣いのある文章を一言添えることで、定型文が活きたものになります。

また、よくある質問はQ＆Aに集約して、ホームページに掲載し同じような質問に対応する手間を省くことが出来ます。

営業をマニュアル化

トップの営業マンは必要はありません。
トップ営業マンがいると、その人に頼る営業になってしまい、その営業マンが辞めてしまえば回らなくなってしまいます。
営業スタッフのスキルに頼らず、営業活動を行っていけるように仕組化するべきです。
お客様へのヒアリング内容や・やり方、タイミングなど、細かく営業活動に関することを仕組化していきます。そうすることで、平均的に営業を取ってこれるようになります。

また、お客様を選定するという意識も重要です。
営業はお客様の都合に左右されやすいものです。アポイントが取れても、日程は相手側のスケジュール次第で、興味があるだけなのか、契約を前提に前向きに話を聞きたいのかを見極めることは難しいでしょう。
ですから事前に、商品やサービスについて、資料や動画を共有することで、契約になりそうなお客様に絞って訪問をするなどの仕組みをつくれば、効率的な営業ができます。WEBを利用したオンライン営業も活用できるでしょう。